چگونه زمان حضور و غیاب را ثبت کنیم؟
چندین شیوه مختلف برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان وجود دارد که عبارت‌اند از:
- کاغذ: شما می‌توانید از یک برگه کاغذی برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان خود استفاده کنید. برای این کار می‌توانید از یک دفترچه یادداشت ساده نیز استفاده کنید. در این برگه امکان ثبت برنامه کاری و پرداختی کارکنان را خواهید داشت و سازوکار چندان سختی ندارد. باوجوداینکه استفاده از برگه آسان است، اما ممکن است مشکلاتی در مورد خواندن یا نوشتن مطالب داشته باشید، یا دفترچه آسیب ببیند یا حتی احتمال خطای انسانی نیز وجود دارد.
- استفاده از ساعت زمان سنج: می‌توانید در محل کار خود از سیستم حضور و غیاب ساعتی استفاده کنید. در این مورد لازم است که کارکنان هنگام استفاده از این سیستم از کارت شناسایی خود استفاده کنند. نقطه‌ضعف سیستم حضور و غیاب ساعتی به گران بودن نصب و راه‌اندازی آن برمی‌گردد.
- استفاده از برنامه‌های کامپیوتری مانند اکسل: این برنامه‌های کامپیوتری کاربرد ساده‌ای دارند و یادگیری آنها بسیار ساده است. کسانی که آشنایی مقدماتی با کامپیوتر داشته باشند می‌توانند از این شیوه استفاده کنند. این برنامه‌ها امکان تعریف فرمول برای محاسبه دستمزد کارکنان را دارند.
- نرم‌افزارهای حضور و غیاب: استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب به‌عنوان بهترین راه‌حل موجود شناخته می‌شود و قابلیت‌های مختلفی دارند که می‌تواند در مدیریت بهتر کسب‌وکار به شما کمک کند. نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند. هنگامی‌که شما حضور و غیاب یک کارمند را تأیید می‌کنید، اطلاعات آن به نرم‌افزار ارزشیابی کارکنان و سیستم پرداخت دستمزد وارد می‌شود. در این حالت می‌توانید به‌راحتی حقوق کارکنان خود را بپردازید.
نحوه انتخاب نرم‌افزارهای حضور و غیاب را در مطالب قبلی به‌خوبی شرح دادیم، این نرم‌افزار امکان برنامه‌ریزی و اعلام برنامه کاری و تایم کاری را دارند و می‌توانند در مورد اعلام زمان شروع کار و پایان کار مفید باشند. از طرفی اعلام برنامه کاری به کمک آنها باعث می‌شود حجم کاری سایر قسمت‌ها کمتر شده و زمان کمتری از کارکنان بخش اداری هدر رود.