خصوصیاتی که یک نرمافزار حضور و غیاب باید داشته باشد
نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شوند که کارایی کارکنان و مدیران بالاتر رود و بازدهی بیشتری داشته باشند. انتخاب و خرید نرمافزار مناسب حضور و غیاب یکی از کلیدهای عملکرد و گرفتن اطلاعاتی است که به آن نیاز دارید. اگر در مورد خصوصیاتی که یک نرمافزار حضور و غیاب باید داشته باشید، به مشکل خورده‌اید، ادامه این مطلب را بخوانید و این ویژگی‌ها می‌توانند تعیین‌کننده کیفیت کاربرپسند بودن نرمافزار باشند.
1. ثبت زمان به‌صورت خودکار
اولین و مهم‌ترین ویژگی نرمافزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌صورت دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای درج اطلاعات هستند. این قابلیت کارمندان را قادر می‌سازد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند و رند بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. شیوه‌هایی که کارکنان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه به دستگاه دیگر متفاوت است. برای انتخاب گزینه مناسب مطابق با نیاز شرکت خود، ابتدا با کارکنان خود مشورت کنید و بهترین نرمافزار حضور و غیاب را انتخاب کنید.
برخی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای ورود اطلاعات کارکنان و تأیید هویت آنها استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شود که زمان تردد کارکنان به‌صورت پایگاه داده‌ای ثبت شود و پاسخگویی بخش اداری نیز بهتر شود.
2. مدیریت غایبان و اعلام آنها
محصولات نرم‌افزاری خوب، مدیریت غیبت کارکنان را نیز ساده می‌کنند. تمامی درخواست‌هایی که توسط کارکنان در حافظه نرمافزار حضور و غیاب ثبت می‌شوند باید به تصویب مدیریت برسند و سپس صورت گیرند. ازآنجاکه در گزارشات دقیق این نرم‌افزارهای همه چیز وجود دارد، اطلاعات را می‌توان به‌صورت یک فایل مجزا ذخیره کرده و در دوره‌های زمانی خاص مورد استفاده قرار داد. این گزینه برای محاسبه حقوق و همچنین پرداختی کارکنان ایده آل است.
با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، برنامه تعطیلات، روزهای خروج از محل کار و همچنین مرخصی‌های استعلاجی به‌خوبی کنترل می‌شوند و آمار آنها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. یک برنامه خوب باید امکان پیگیری زمان ورود و خروج و همچنین محاسبه روزهای پرداخت نشده را داشته باشد. درنهایت، پس از گذشتن دوره زمانی دلخواه، گزارش‌های دقیقی ارائه خواهد شد که می‌تواند تأییدکننده کارهای گروه مدیریت منابع انسانی باشد.
3. مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌سازی
برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. در عوض، باید یک برنامه خوب قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد. اگر قبلاً نرمافزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و توانایی محاسبه حقوق و دستمزد را ندارد، می‌توانید به‌راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک ابزار جدید نصب کنید که برنامه را برای محاسبه حقوق و دستمزد قادر می‌سازد.
با توجه به اینکه اطلاعاتی که نرمافزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق هستند و امکان تقلب و دست بردن را ندارند، برای محاسبه حقوق و دستمزد و همچنین اجتناب از تقلب در پرداخت ایده آل هستند. برای محاسبه حقوق کارکنان، شما باید گزارش‌های دقیق در مورد تعداد ساعت‌هایی که هر کارمند کار کرده است، روزهایی که مریض بوده، و همچنین آمار غیبت و خروج‌های کاری را دریافت کنید و با انتقال آنها به سیستم محاسبه حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.
4. دسترسی آسان به اطلاعات
دسترسی آسان به اطلاعات یکی دیگر از خصوصیات مهم نرم‌افزارهای حضور و غیاب است. یک برنامه ثبت زمان حضور و غیاب خوب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم سازد. اگر شما از این شیوه در نرمافزار خود استفاده کرده باشید، هر زمان که بخواهید و به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را رصد کنید و به این آمارها دسترسی داشته باشید.
علیرغم اینکه ذخیره‌سازی اطلاعات بر مبنای سیستم ابری کاری ساده است؛ اما باید اطمینان داشته باشید که اطلاعات حساس کسب‌وکار شما ایمن هستند و افراد غیرمجاز به آنها دسترسی ندارند. با توجه به اینکه دسترسی به این اطلاعات باید محدود باشد و فقط چند نفر خاص باید به آنها دسترسی داشته باشند، مطمئن شوید که سیستم ابری انتخاب شده از امنیت بالایی برخوردار باشد و زمینه را برای تقلب و مشکلات بعدی فراهم نکند.
5. یکپارچه‌سازی و قابلیت انطباق با مشخصات بایومتریک
استفاده از مشخصات بایومتریک امروزه رواج بیشتری یافته است و تقریباً به اوج محبوبیت خود رسیده است. با توجه به اینکه مشخصات بایومتریک در هر فرد منحصربه‌فرد هستند و در هیچ انسان دیگری شبیه نیستند می‌توانند کلید تأیید هویت در موارد مختلفی باشند. استفاده از مشخصات بایومتریک در قفل‌های دیجیتالی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی به شکل‌های مختلف دیده شده است و توصیف کامل آن وجود دارد، اما اگر مطلبی در مورد استفاده از مشخصات بایومتریک در نرم‌افزارهای حضور و غیاب نخوانده‌اید، می‌توانید به نزدیک‌ترین سازمان یا شرکت دولتی مراجعه کنید و از نزدیک در جریان استفاده از این پدیده قرار گیرید. یک نرمافزار حضور و غیاب خوب را باید برنامه‌ای نامید که قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با مشخصات بایومتریک را داشته باشد.